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Afin de gagner en efficience dans la gestion des courriers entrants et sortants de l’établissement et d’homogénéiser les pratiques à l’échelon départemental, le SDIS 29 a fait l’acquisition d’un logiciel métier de gestion dématérialisée du courrier. Elle sera effective le 3 février.

La mise en place de cette solution informatique devrait apporter une réponse à l’ensemble des besoins actuels du SDIS 29, notamment :

  • L’enregistrement, sur une base unique commune à tout le SDIS, des courriers et des mails permettant le suivi, les recherches et la traçabilité,
  • La dématérialisation progressive du courrier avec pour conséquence directe : l’amélioration des délais de traitement et de diffusion du courrier, l’optimisation des réponses apportées, la sécurisation des circuits de diffusion et la réduction des impressions papier.

gestion electronique du courrier

La formation, une étape essentielle

Pour faciliter la prise en main du nouveau logiciel et accompagner le changement, des formations ont été organisées, en novembre 2019 et en janvier 2020, à Quimper et à Brest.

Ces formations ont été dispensées à l’intention des administrateurs, des référents courrier et des utilisateurs dans les groupements, soit 90 agents formés au total.

Ces formations ont constitué une étape essentielle du processus de déploiement du logiciel dans la mesure où le groupe de référents aura, par la suite, à la charge d’épauler les autres utilisateurs en interne.

La mise en production du logiciel sera effective le 3 février prochain. Le circuit actuel des courriers papier sera toutefois conservé pour une période de 6 semaines à compter de la date de lancement. L’acquisition de ce logiciel (BL Post Office) s’inscrit pleinement dans une démarche environnementale et constitue une avancée majeure permettant de limiter l’utilisation du papier.

formation courrier quimper 08112019 06

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