dematerialisation

Afin de gagner en efficience dans la gestion des courriers entrants et sortants de l’établissement et d’homogénéiser les pratiques à l’échelle départementale, le SDIS 29 a décidé de faire l’acquisition d’un logiciel métier de gestion dématérialisée du courrier.

La démarche ainsi engagée répond à plusieurs niveaux d’objectifs :

  • Centraliser l’enregistrement du courrier et des mails afin d’en optimiser le suivi,
  • Dématérialiser les flux et mettre en place la diffusion par mail,
  • Améliorer les délais de traitement et de diffusion du courrier dans les services pour répondre au mieux aux obligations de l’établissement, notamment dans ses échanges avec les usagers,
  • Optimiser la traçabilité de l’information et des réponses apportées,
  • Sécuriser les circuits de diffusion et renforcer le travail collaboratif,
  • Simplifier les tâches, améliorer le traitement papier et l’archivage.

Une démarche participative

La réussite d’un tel projet passe par une mobilisation forte des services ainsi qu’un accompagnement à la conduite du changement. Outre l’impact organisationnel, ce projet impliquera des modifications majeures sur le fonctionnement habituel du traitement des courriers et, à terme, une nécessaire évolution de la mission accueil / courrier au sein de l’établissement.

Dans cette perspective, un groupe projet, alliant des compétences à la fois techniques et fonctionnelles, a permis une analyse de l’existant et des besoins exprimés par les services afin d’aboutir à la rédaction d’un cahier des charges.

C’est l’éditeur BERGER LEVRAULT qui a été choisi comme fournisseur d’une solution logicielle de gestion électronique du courrier (BL Post office) à l’issue d’une procédure de mise en concurrence

Dans la continuité d’une réunion de lancement organisée le 1er juillet dernier, une démonstration du produit et des auditions par groupement se sont déroulées sur deux ½ journées en septembre. A cet effet, et selon leur degré d’intervention dans le traitement du courrier, deux référents par groupement (ou service) ont été désignés.

La prochaine étape du processus de déploiement de la solution concernera l’organisation de formations à l’intention des administrateurs et référents courrier courant novembre.

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